Huishoudelijk reglement

Volkstuinvereniging De Oude Bogten

Artikel 1 - Algemene bepalingen

Dit huishoudelijk reglement is samengesteld in overeenstemming met het bepaalde in de statuten.

In de Algemene Ledenvergadering van 20 januari 2018 is dit Huishoudelijk Reglement in zijn huidige vorm en inhoud vastgesteld.

Artikel 2 - Bepalingen van de statuten en het huishoudelijk reglement binden

Alle wetten en regelgeving van de Nederlandse Staat zijn op het volkstuinencomplex van toepassing. De vereniging kan in het huishoudelijk reglement extra beperkingen en/of aanvullende eisen stellen.

Bepalingen van de statuten en het huishoudelijk reglement binden. Dat wil zeggen dat elk lid wordt geacht op de hoogte te zijn van de statuten en het huishoudelijk reglement van de volkstuinvereniging en verbindt zich aan de daarin opgenomen bepalingen te onderwerpen.
In alle gevallen waarin het Huishoudelijk Reglement niet voorziet, beslist het bestuur.

Bij het niet naleven van het gestelde in het huishoudelijk reglement krijgen leden eenmalig een mondelinge waarschuwing van het bestuur. Leden die in gebreke blijven ontvangen een schriftelijke waarschuwing met daarin een gestelde termijn waarop zaken geregeld dienen te zijn. Wordt geen gehoor gegeven aan de schriftelijke waarschuwing, dan wordt de toegang tot het complex ontzegd. Het lidmaatschap zal schriftelijk worden beëindigd.

Artikel 3 - Aansprakelijkheid

Het bestuur stelt zich op geen enkele wijze aansprakelijk voor schade toegebracht aan goederen, percelen, gewassen of opstallen van de leden. Ook voor schade die voortkomt uit nalatig handelen van een lid tegen wettelijke voorschriften is het bestuur niet aansprakelijk. Voor schade veroorzaakt als gevolg van handelen door of namens het bestuur, is het bestuur wél aansprakelijk. Dit echter alleen voor zover deze schade gedekt is en verhaald kan worden conform de voorwaarden beschreven in De Vrijwilligerspolis van de gemeente Best;
Kosten ontstaan door leden die de verplichtingen vastgelegd in het Huishoudelijk Reglement of de Statuten niet naleven, worden op de betreffende leden verhaald. Ook de kosten die het bestuur door nalatigheid van de leden is gedwongen te maken, zullen aan de betreffende leden worden doorberekend.

Artikel 4 - Verenigingswerk

Het bestuur kan van de leden verlangen werkzaamheden te verrichten die in het algemeen belang zijn van de leden en/of de vereniging. Voor zodanige werkzaamheden is De Vrijwilligerspolis van de gemeente Best, welke voorziet in een aantal verzekeringen, van toepassing.

Artikel 5 - Begrip Volkstuin

Onder ‘volkstuin’ wordt verstaan: een perceel grond behorende tot een volkstuincomplex, welke in principe voor eigen- of gezinsverbruik wordt benut voor het kweken van planten, zoals bloemen, kruiden, fruit en groenten. Op deze volkstuin gekweekte producten mogen niet ter verkoop aangeboden worden.

Artikel 6 - Lid worden van de vereniging

Personen, die lid willen worden, geven zich schriftelijk op bij de secretaris van de vereniging.
Bij inschrijving moet inschrijfgeld worden betaald. Het inschrijfgeld wordt niet terugbetaald.
Alleen meerderjarigen, die volgens de wet volledig handelingsbekwaam zijn, kunnen lid worden van de vereniging. Het bestuur beslist of iemand wordt ingeschreven als lid;
Het lidmaatschap gaat in, vanaf het moment dat inschrijfgeld, borgsommen, eenmalige kosten én contributie zijn betaald, het eerste jaar (365 dagen) is men aspirant-lid;
Aspirant-leden krijgen het eerste jaar maximaal één volkstuin toegewezen. Ter beoordeling van het bestuur kan een aspirant lid die tuiniers ervaring heeft, toch eventueel meerdere tuinen huren;
Tijdens de periode van het aspirant-lidmaatschap zal het bestuur beslissen of het aspirant-lidmaatschap wordt omgezet naar een lidmaatschap voor onbepaalde tijd. Daarbij wordt gekeken naar het onderhoud van de volkstuin gedurende het afgelopen jaar.

Artikel 7 - Uitgifte volkstuinen

Bij de uitgifte van de volkstuinen wordt de volgende prioriteitsvolgorde door het bestuur gehanteerd:

Partner van overleden leden (Zie statuten artikel 5a) voor een periode van vier maanden na het overlijden. Dit zonder betaling van inschrijfgeld met dien verstande dat de partner daarbij alle rechten en plichten overneemt;
Huurders met een aangrenzende volkstuin;
Overige leden die al een volkstuin huren en aangegeven hebben in aanmerking te willen komen voor een andere tuin;
Kandidaat leden (leden die inschrijfgeld hebben betaald) naar volgorde van aanmelding op de wachtlijst;
Meer dan drie volkstuinen per lid worden niet uitgegeven.

De aanvaarding van een volkstuin wordt schriftelijk vastgelegd en de verschuldigde huur, borg en eenmalige bijdragen dienen vooraf te worden voldaan.

Artikel 8 - Stemrecht

Ieder betalend lid heeft het recht van stemmen bij de ledenvergaderingen.

Artikel 9 - Volkstuinen - huurvoorwaarden

Elke huurder krijgt één of meerdere percelen toegewezen. De hoogte van de huur, de borg en eenmalige bijdragen worden in de algemene ledenvergadering (ALV) vastgesteld. Het lid is verplicht om de huur over het lopende kalenderjaar geheel te voldoen, binnen de daarvoor vastgestelde tijd. Voor volkstuinen, toegezegd na 1 oktober, hoeft geen huur te worden betaald voor het lopende jaar. Voor volkstuinen verkregen in de periode 1 juli tot 1 oktober dient de helft van de huur te worden betaald. Tussentijdse beëindiging van het lidmaatschap heeft geen effect op de reeds betaalde gelden.

Artikel 10 - Opzegging lidmaatschap

De opzegging van het lidmaatschap dient vóór 1 december van het lopende kalenderjaar schriftelijk te geschieden bij de secretaris van de vereniging.

Artikel 11 - Opzegging huur

De opzegging van de huur van een volkstuin dient vóór 1 december van het lopende kalenderjaar schriftelijk te geschieden bij de secretaris van de vereniging.
Tussentijds opzeggen kan alleen in overleg met het bestuur.
Afspraken over het leeghalen en schoonmaken van de volkstuin worden schriftelijk vastgelegd.
De volkstuin dient schoon opgeleverd te worden. Dat wil zeggen: geëgaliseerd, onkruid vrij, vrij van anorganische materialen in de bodem en zo nodig vrij van opstallen. Wanneer de volkstuin correct is opgeleverd volgt terugbetaling van de bij aanvang betaalde borg.
In overleg met bestuur en evt. nieuwe huurder worden afspraken gemaakt over op de volkstuin staande opstallen. Wanneer de volkstuin per 31 december niet is verhuurd, vervallen deugdelijke opstallen en gereedschappen aan de vereniging. Ook deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd.
Na 31 december is de toegang tot de volkstuin niet toegestaan zonder toestemming van de nieuwe huurder en/of het bestuur.
Wanneer achteraf door de nieuwe huurder of het bestuur wordt geconstateerd dat er anorganisch materiaal is achter gebleven, worden de kosten voor het schoonmaken ervan verhaald op de oude huurder.
Datzelfde geldt voor het verwijderen van ondeugdelijke opstallen;
Bij opzegging van meerdere aaneengesloten tuinen dient een tussenafscheiding te worden aangebracht.

Artikel 12 - Onderhoud volkstuin

Iedere huurder heeft vrije beschikking over de aan hem of haar aangewezen volkstuin, maar is verplicht de volkstuin in zijn geheel van de aanvang af in goede staat te brengen en geregeld bij te houden. Bij aanhoudende verwaarlozing van de volkstuin door het lid zal het bestuur maatregelen treffen zoals in artikel 20 van dit huishoudelijk reglement omschreven.

Artikel 13 - Verhuren niet toegestaan

Een huurder mag de hem/haar toegewezen volkstuin niet geheel, noch gedeeltelijk aan een ander verhuren.

Artikel 14 - Onderhoud grenzend aan de volkstuin

Elk lid is verantwoordelijk voor het obstakelvrij en schoonhouden van de aangrenzende paden en het onderhoud van het aangrenzende hekwerk. Het hekwerk wordt gemaakt van gaas, tegels en/of tuinhout. Bij het niet naleven van het gestelde in het huishoudelijk reglement zal het bestuur het desbetreffende lid hiervan schriftelijk op de hoogte brengen.

Artikel 15 - Overlast

Het lid zal er voor zorgen dat noch door hem/haar, noch door zijn/haar gasten overlast aan de andere leden wordt bezorgd.

Artikel 16 - Niet toegestaan op de volkstuin

Het is elk lid niet toegestaan om op de volkstuin:

Opstallen te plaatsen, hieronder te verstaan bouwsels hoger dan 1 meter, met uitzondering van kassen en schuurtjes (zie artikel 17 van dit reglement);
Ontsierende afscheidingen te plaatsen zoals schuttingen, prikkeldraad of doornhagen, evenals staalplaten en asbestplaten;
Braamstruiken, framboosstruiken, asperges te planten binnen 1 meter van de afscheiding;
Zonnebloemen te telen binnen 1 meter van de afscheiding;
Anorganische stoffen in de bodem op te slaan.
Een andere partij daarop langdurig te laten tuinieren. De volkstuin is bedoeld om zelf op te tuinieren.
Hulp mag natuurlijk, maar de huurder dient zelf de meeste tijd op zijn/haar tuin door te brengen en met tuinieren bezig te zijn. Het bestuur kan hiervoor schriftelijk tijdelijk toestemming verlenen, bijvoorbeeld in verband met ziekte of langdurige afwezigheid.

Artikel 17 - Opstallen hoger dan 1 meter

Elk lid dat een opstal wil plaatsen die hoger wordt dan 1 meter, moet de volgende voorwaarden in acht nemen:

De plannen dienen vooraf gemeld te worden bij het bestuur. Het bestuur brengt het lid in contact met de bouwcommissie. De bouwcommissie bespreekt met het lid de afmeting, het materiaal dat gebruikt wordt en waar de opstal geplaatst mag worden;
Op een perceel mag maximaal twee opstallen per 100 m2 geplaatst worden, te weten één huisje en één kas of twee kasjes;
Een plastic tunnelkas wordt gezien als opstal;
De oppervlakte per opstal moet binnen 10 m2 blijven;
De nok mag niet meer dan 2.25 meter hoog bedragen;
De opstal moet minimaal 1 meter van de afscheiding van de aangrenzende volkstuinen en/of de afscheiding worden geplaatst;
Een opstal moet uit deugdelijk materiaal opgetrokken te zijn en bij gebruik van kunststof/plastic dient dit goed UV-bestendig materiaal te zijn;
De huurder moet de opstal in een goede staat van onderhoud houden;
De huurder van de volkstuin met een opstal is aansprakelijk indien, door de opstal of onderdelen daarvan, bij storm, schade wordt aangericht bij derden.

De bouwcommissie controleert het naleven van de voorschriften t.a.v. plaatsing, afmetingen, degelijkheid en netheid. De commissie overlegt daartoe met (potentiële) bouwers. De commissie rapporteert aan het bestuur.

Bij verschil van mening tussen bouwer en bouwcommissie beslist het bestuur.

Artikel 18 - Bomen

Bomen met een hoogte tot 2 meter dienen minimaal 1 meter van de afscheiding te staan;
Bomen met een hoogte tot 3 meter dienen minimaal 2 meter van de afscheiding te staan;
Bomen hoger dan 3 meter zijn niet toegestaan.

Artikel 19 - Niet toegestaan op het volkstuincomplex

Het is niet toegestaan om:

Greppels te graven door of langs de paden;
In verband met de ligging van de waterleidingen op de paden te graven of te spitten;
Afval buiten de volkstuin te werpen en sloten en/of paden te verontreinigen;
Afrasteringen te verbreken of te beschadigen, grenspalen te verplaatsen;
Duiven, kippen, konijnen of andere dieren op de volkstuin te houden;
Bestrijdingsmiddelen te gebruiken, zodanig dat omringende percelen hier hinder van ondervinden;
Ongevraagd of zonder diens toestemming/aanwezigheid de volkstuin van een ander lid te betreden. Bestuursleden en de daarvoor aangewezen functionarissen (bouwcommissie) hebben te allen tijden toegang tot de volkstuinen voor controle op de naleving van de reglementaire bepalingen;
Anorganisch materiaal te begraven.
Honden op het complex los te laten lopen;
Reclameborden op de volkstuin te plaatsen;
Te collecteren zonder toestemming van het bestuur;
Met een gemotoriseerd voertuig met ingeschakelde motor harder dan 5 km/uur op het complex te rijden;
De auto op het terrein te parkeren, m.u.v. laden en lossen.

Artikel 20 - Ontzegging toegang tot het volkstuincomplex

Het bestuur is gemachtigd om de toegang tot het complex te ontzeggen aan:

Leden die hun volkstuin blijven verwaarlozen ook na een schriftelijke waarschuwing;
Leden die na aanmaning hun contributie niet betalen;
Leden die handelen in strijd met de reglementen ook na een schriftelijke waarschuwing;
Leden die anderen aanhoudend en zonder noodzaak hinderen of overlast bezorgen;
Leden die zich andermans eigendommen toe-eigenen;
Leden die mondeling of fysiek anderen bedreigen.

In geval van niet houden aan afspraken en/of reglement krijgen leden eenmalig een mondelinge waarschuwing van het bestuur. Leden die in gebreke blijven ontvangen een schriftelijke waarschuwing met daarin een gestelde termijn waarop zaken geregeld dienen te zijn. Wordt geen gehoor gegeven aan de schriftelijke waarschuwing dan wordt de toegang tot het complex ontzegd. Het lidmaatschap zal schriftelijk worden beëindigd. De reeds betaalde contributie, huur en inschrijfgeld worden in geen enkel geval terugbetaald. De eigendommen dienen binnen twee weken te worden weggehaald onder begeleiding van een lid van het bestuur.

Artikel 21 - Beroep

Het lid, waarvan door het bestuur het lidmaatschap is beëindigd, kan, binnen de beroepstermijn van vier weken, schriftelijk in beroep gaan bij het bestuur en zal worden uitgenodigd voor de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering. Het lid blijft geschorst en heeft geen toegang meer tot hetr volkstuinencomplex tot aan de eerstvolgende ALV waarbij hij/zij alleen de behandeling van zijn/haar beroep mag bijwonen en het woord mag voeren. Hij/zij heeft geen stemrecht.

Artikel 22 - Verblijf op het volkstuincomplex

Het volkstuinencomplex is gedurende het gehele jaar voor leden met sleutel geopend. De poorten dienen te allen tijde afgesloten te worden.

Het verblijf op het volkstuinencomplex gedurende de nacht (één uur na zonsondergang tot één uur voor zonsopkomst) is niet toegestaan.

Artikel 23 - Het bestuur

Het bestuur bestaat uit tenminste 5 leden. Zo nodig kan met meerdere leden worden uitgebreid. Kandidaatstelling geschiedt op voordracht van het bestuur. Andere kandidaten kunnen zich uiterlijk tot één dag voorafgaand aan de algemene ledenvergadering schriftelijk aanmelden. Deze kandidaatstelling dient door minimaal 5 leden te worden ondersteund door middel van het plaatsen van een handtekening op de aanmelding van de desbetreffende kandidaat.

De bestuursleden worden gekozen voor een periode van drie jaar, en treden bij toerbeurt af na iedere zittingsperiode. Bestuursleden zijn herkiesbaar.

Het bestuur bestaat uit: een voorzitter, een secretaris, een penningmeester, minimaal 2 leden.

Artikel 24 - De voorzitter

De verkiezing van de voorzitter gebeurd door de vergadering met meerderheid van stemmen.

De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen. Hij/zij is verplicht toe te zien dat de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging worden nageleefd en dat besluiten, welke op de Algemene Ledenvergadering zijn genomen, worden uitgevoerd. Hij/zij is verplicht de overige bestuursleden en de leden van de vereniging hierop te controleren en is dus mede aansprakelijk voor de nalatigheden van andere bestuursleden, voor zover hij/zij deze had kunnen voorkomen of goedmaken. Bij afwezigheid van de voorzitter wordt hij/zij vervangen door een ander bestuurslid.

Artikel 25 - De secretaris

De secretaris is belast met de gehele correspondentie en administratie, inclusief de ledenadministratie, van de vereniging. Hij/zij maakt de notulen van de vergadering en brengt verslag uit van en over de vereniging op elke vergadering. Hij/zij is verplicht afschriften van stukken die van de vereniging uit gaan te bewaren en te archiveren.

Artikel 26 - De penningmeester

De penningmeester is belast met het financieel beheer van de vereniging.

Hij/zij int de contributies en andere gelden en houdt hiervan nauwkeurig de boekhouding bij, op een wijze zoals door het bestuur van de vereniging is bepaald. De penningmeester is te allen tijde verplicht aan het bestuur of aan diegene, die hiervoor door het bestuur is gemachtigd, alle inlichtingen betreffende zijn/haar beheer te verschaffen en inzage te verstrekken in de bescheiden hierop betrekking hebbende. Hij/zij is verplicht boeken en bescheiden aan een, door de ledenvergadering te benoemen kascommissie te overleggen en deze alle gevraagde inlichtingen te verstrekken. De penningmeester zorgt er bij voorkeur voor dat een zo klein mogelijk bedrag in contanten in de kas aanwezig is. Het beleggen van de gelden geschiedt zoals door het bestuur is bepaald.

Artikel 27 - De kascommissie

De ledenvergadering benoemt jaarlijks een kascommissie, bestaande uit twee leden (en een reserve lid), die tot taak hebben de boeken en bescheiden van de penningmeester en de financiële jaarstukken van de vereniging te controleren.

De kandidaatstelling van de leden van de kascommissie geschiedt op voorstel van het bestuur.

Tijdens de ledenvergadering behouden de leden het recht om een door tenminste vijf leden ondersteunde tegenkandidaat voor te stellen.

Het door de kascommissie opgestelde verslag over haar bevindingen met betrekking tot de door haar gevoerde controle, wordt door één van de leden van de kascommissie op de ledenvergadering toegelicht.

De goedkeuring van dit verslag door de ledenvergadering dechargeert het bestuur. Bestuursleden kunnen niet tot lid van de kascommissie worden gekozen.

Artikel 28 - De algemene ledenvergadering

In een jaarlijks te houden algemene ledenvergadering zullen worden behandeld:

Het jaarlijkse verslag van de secretaris;
Het jaarlijks verslag van de penningmeester;
Het verslag van de kascommissie;
De reglementaire verkiezing van de volgens rooster aftredende bestuursleden en die van de kascontrole commissie;
De invulling van eventuele bestaande vacatures;
De zaken, welke op voorgeschreven wijze op de agenda voor deze vergadering zijn ingebracht.

De uitnodiging (en bijbehorende stukken) voor deze vergadering zal tenminste 4 weken voor de vergadering toegezonden worden aan de leden.
Agendapunten voor deze vergadering moeten uiterlijk 14 dagen voor de vergadering schriftelijk worden ingediend bij de secretaris.

Artikel 29 - Schorsing

Een lid dat de belangen van de vereniging niet naar behoren behartigt of handelingen pleegt in strijd met de goede zeden en gewoonten, waardoor de goede naam van de vereniging in gevaar wordt gebracht, kan door het bestuur van de vereniging worden geschorst. De betrokkene moet in de gelegenheid worden gesteld de bestuursvergadering, waarin over de schorsing wordt gesproken, bij te wonen en heeft aldaar het recht zichzelf te verdedigen.

Artikel 30 - Commissies

Het bestuur heeft de bevoegdheid om uit de leden commissies te benoemen met bepaalde, door het bestuur vastgestelde taken. De commissies staan onder leiding van een van de bestuursleden en zijn verantwoording verschuldigd aan het bestuur.

Artikel 31 - Wijzigingen

Wijzigingen van dit huishoudelijk reglement kunnen alleen geschieden op een speciaal voor dit doel georganiseerde algemene ledenvergadering, waarbij een meerderheid van ten minste 2/3 van de uitgebrachte geldige stemmen is vereist.