Dit huishoudelijk reglement is samengesteld in overeenstemming met het bepaalde in de statuten.
In de Algemene Ledenvergadering van 20 januari 2018 is dit Huishoudelijk Reglement in zijn huidige vorm en inhoud vastgesteld.
Alle wetten en regelgeving van de Nederlandse Staat zijn op het volkstuinencomplex van toepassing. De vereniging kan in het huishoudelijk reglement extra beperkingen en/of aanvullende eisen stellen.
Bepalingen van de statuten en het huishoudelijk reglement binden. Dat wil zeggen dat elk lid wordt geacht op de hoogte te zijn van de statuten en het huishoudelijk reglement van de volkstuinvereniging en verbindt zich aan de daarin opgenomen bepalingen te onderwerpen.
In alle gevallen waarin het Huishoudelijk Reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
Bij het niet naleven van het gestelde in het huishoudelijk reglement krijgen leden eenmalig een mondelinge waarschuwing van het bestuur. Leden die in gebreke blijven ontvangen een schriftelijke waarschuwing met daarin een gestelde termijn waarop zaken geregeld dienen te zijn. Wordt geen gehoor gegeven aan de schriftelijke waarschuwing, dan wordt de toegang tot het complex ontzegd. Het lidmaatschap zal schriftelijk worden beëindigd.
Het bestuur kan van de leden verlangen werkzaamheden te verrichten die in het algemeen belang zijn van de leden en/of de vereniging. Voor zodanige werkzaamheden is De Vrijwilligerspolis van de gemeente Best, welke voorziet in een aantal verzekeringen, van toepassing.
Onder ‘volkstuin’ wordt verstaan: een perceel grond behorende tot een volkstuincomplex, welke in principe voor eigen- of gezinsverbruik wordt benut voor het kweken van planten, zoals bloemen, kruiden, fruit en groenten. Op deze volkstuin gekweekte producten mogen niet ter verkoop aangeboden worden.
Bij de uitgifte van de volkstuinen wordt de volgende prioriteitsvolgorde door het bestuur gehanteerd:
De aanvaarding van een volkstuin wordt schriftelijk vastgelegd en de verschuldigde huur, borg en eenmalige bijdragen dienen vooraf te worden voldaan.
Ieder betalend lid heeft het recht van stemmen bij de ledenvergaderingen.
Elke huurder krijgt één of meerdere percelen toegewezen. De hoogte van de huur, de borg en eenmalige bijdragen worden in de algemene ledenvergadering (ALV) vastgesteld. Het lid is verplicht om de huur over het lopende kalenderjaar geheel te voldoen, binnen de daarvoor vastgestelde tijd. Voor volkstuinen, toegezegd na 1 oktober, hoeft geen huur te worden betaald voor het lopende jaar. Voor volkstuinen verkregen in de periode 1 juli tot 1 oktober dient de helft van de huur te worden betaald. Tussentijdse beëindiging van het lidmaatschap heeft geen effect op de reeds betaalde gelden.
De opzegging van het lidmaatschap dient vóór 1 december van het lopende kalenderjaar schriftelijk te geschieden bij de secretaris van de vereniging.
Iedere huurder heeft vrije beschikking over de aan hem of haar aangewezen volkstuin, maar is verplicht de volkstuin in zijn geheel van de aanvang af in goede staat te brengen en geregeld bij te houden. Bij aanhoudende verwaarlozing van de volkstuin door het lid zal het bestuur maatregelen treffen zoals in artikel 20 van dit huishoudelijk reglement omschreven.
Een huurder mag de hem/haar toegewezen volkstuin niet geheel, noch gedeeltelijk aan een ander verhuren.
Elk lid is verantwoordelijk voor het obstakelvrij en schoonhouden van de aangrenzende paden en het onderhoud van het aangrenzende hekwerk. Het hekwerk wordt gemaakt van gaas, tegels en/of tuinhout. Bij het niet naleven van het gestelde in het huishoudelijk reglement zal het bestuur het desbetreffende lid hiervan schriftelijk op de hoogte brengen.
Het lid zal er voor zorgen dat noch door hem/haar, noch door zijn/haar gasten overlast aan de andere leden wordt bezorgd.
Het is elk lid niet toegestaan om op de volkstuin:
Elk lid dat een opstal wil plaatsen die hoger wordt dan 1 meter, moet de volgende voorwaarden in acht nemen:
De bouwcommissie controleert het naleven van de voorschriften t.a.v. plaatsing, afmetingen, degelijkheid en netheid. De commissie overlegt daartoe met (potentiële) bouwers. De commissie rapporteert aan het bestuur.
Bij verschil van mening tussen bouwer en bouwcommissie beslist het bestuur.
Het is niet toegestaan om:
Het bestuur is gemachtigd om de toegang tot het complex te ontzeggen aan:
In geval van niet houden aan afspraken en/of reglement krijgen leden eenmalig een mondelinge waarschuwing van het bestuur. Leden die in gebreke blijven ontvangen een schriftelijke waarschuwing met daarin een gestelde termijn waarop zaken geregeld dienen te zijn. Wordt geen gehoor gegeven aan de schriftelijke waarschuwing dan wordt de toegang tot het complex ontzegd. Het lidmaatschap zal schriftelijk worden beëindigd. De reeds betaalde contributie, huur en inschrijfgeld worden in geen enkel geval terugbetaald. De eigendommen dienen binnen twee weken te worden weggehaald onder begeleiding van een lid van het bestuur.
Het lid, waarvan door het bestuur het lidmaatschap is beëindigd, kan, binnen de beroepstermijn van vier weken, schriftelijk in beroep gaan bij het bestuur en zal worden uitgenodigd voor de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering. Het lid blijft geschorst en heeft geen toegang meer tot hetr volkstuinencomplex tot aan de eerstvolgende ALV waarbij hij/zij alleen de behandeling van zijn/haar beroep mag bijwonen en het woord mag voeren. Hij/zij heeft geen stemrecht.
Het volkstuinencomplex is gedurende het gehele jaar voor leden met sleutel geopend. De poorten dienen te allen tijde afgesloten te worden.
Het verblijf op het volkstuinencomplex gedurende de nacht (één uur na zonsondergang tot één uur voor zonsopkomst) is niet toegestaan.
Het bestuur bestaat uit tenminste 5 leden. Zo nodig kan met meerdere leden worden uitgebreid. Kandidaatstelling geschiedt op voordracht van het bestuur. Andere kandidaten kunnen zich uiterlijk tot één dag voorafgaand aan de algemene ledenvergadering schriftelijk aanmelden. Deze kandidaatstelling dient door minimaal 5 leden te worden ondersteund door middel van het plaatsen van een handtekening op de aanmelding van de desbetreffende kandidaat.
De bestuursleden worden gekozen voor een periode van drie jaar, en treden bij toerbeurt af na iedere zittingsperiode. Bestuursleden zijn herkiesbaar.
Het bestuur bestaat uit: een voorzitter, een secretaris, een penningmeester, minimaal 2 leden.
De verkiezing van de voorzitter gebeurd door de vergadering met meerderheid van stemmen.
De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen. Hij/zij is verplicht toe te zien dat de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging worden nageleefd en dat besluiten, welke op de Algemene Ledenvergadering zijn genomen, worden uitgevoerd. Hij/zij is verplicht de overige bestuursleden en de leden van de vereniging hierop te controleren en is dus mede aansprakelijk voor de nalatigheden van andere bestuursleden, voor zover hij/zij deze had kunnen voorkomen of goedmaken. Bij afwezigheid van de voorzitter wordt hij/zij vervangen door een ander bestuurslid.
De secretaris is belast met de gehele correspondentie en administratie, inclusief de ledenadministratie, van de vereniging. Hij/zij maakt de notulen van de vergadering en brengt verslag uit van en over de vereniging op elke vergadering. Hij/zij is verplicht afschriften van stukken die van de vereniging uit gaan te bewaren en te archiveren.
De penningmeester is belast met het financieel beheer van de vereniging.
Hij/zij int de contributies en andere gelden en houdt hiervan nauwkeurig de boekhouding bij, op een wijze zoals door het bestuur van de vereniging is bepaald. De penningmeester is te allen tijde verplicht aan het bestuur of aan diegene, die hiervoor door het bestuur is gemachtigd, alle inlichtingen betreffende zijn/haar beheer te verschaffen en inzage te verstrekken in de bescheiden hierop betrekking hebbende. Hij/zij is verplicht boeken en bescheiden aan een, door de ledenvergadering te benoemen kascommissie te overleggen en deze alle gevraagde inlichtingen te verstrekken. De penningmeester zorgt er bij voorkeur voor dat een zo klein mogelijk bedrag in contanten in de kas aanwezig is. Het beleggen van de gelden geschiedt zoals door het bestuur is bepaald.
De ledenvergadering benoemt jaarlijks een kascommissie, bestaande uit twee leden (en een reserve lid), die tot taak hebben de boeken en bescheiden van de penningmeester en de financiële jaarstukken van de vereniging te controleren.
De kandidaatstelling van de leden van de kascommissie geschiedt op voorstel van het bestuur.
Tijdens de ledenvergadering behouden de leden het recht om een door tenminste vijf leden ondersteunde tegenkandidaat voor te stellen.
Het door de kascommissie opgestelde verslag over haar bevindingen met betrekking tot de door haar gevoerde controle, wordt door één van de leden van de kascommissie op de ledenvergadering toegelicht.
De goedkeuring van dit verslag door de ledenvergadering dechargeert het bestuur. Bestuursleden kunnen niet tot lid van de kascommissie worden gekozen.
In een jaarlijks te houden algemene ledenvergadering zullen worden behandeld:
De uitnodiging (en bijbehorende stukken) voor deze vergadering zal tenminste 4 weken voor de vergadering toegezonden worden aan de leden.
Agendapunten voor deze vergadering moeten uiterlijk 14 dagen voor de vergadering schriftelijk worden ingediend bij de secretaris.
Een lid dat de belangen van de vereniging niet naar behoren behartigt of handelingen pleegt in strijd met de goede zeden en gewoonten, waardoor de goede naam van de vereniging in gevaar wordt gebracht, kan door het bestuur van de vereniging worden geschorst. De betrokkene moet in de gelegenheid worden gesteld de bestuursvergadering, waarin over de schorsing wordt gesproken, bij te wonen en heeft aldaar het recht zichzelf te verdedigen.
Het bestuur heeft de bevoegdheid om uit de leden commissies te benoemen met bepaalde, door het bestuur vastgestelde taken. De commissies staan onder leiding van een van de bestuursleden en zijn verantwoording verschuldigd aan het bestuur.
Wijzigingen van dit huishoudelijk reglement kunnen alleen geschieden op een speciaal voor dit doel georganiseerde algemene ledenvergadering, waarbij een meerderheid van ten minste 2/3 van de uitgebrachte geldige stemmen is vereist.
Volkstuinvereniging
Heuveleindseweg 15
5684 NC BEST
Bank: NL58 RABO 0320 3373 40
© 2023 Volkstuinvereniging De Oude Bogten
Website realisatie: René Kreijveld